Guida completa per assegnare accessi sicuri ed efficaci ai membri del tuo Team
Quando aggiungi un membro del Team al tuo account Koachify Suite, è fondamentale configurare i permessi nel modo corretto. Impostazioni sbagliate possono bloccare il lavoro del collaboratore… oppure dargli accesso a sezioni che non dovrebbe vedere.
In questa guida trovi alcune indicazioni importanti, cosa fanno esattamente e come scegliere quelle giuste in base al ruolo del tuo COllaboratore/Membro del tuo Team.
1. Aggiungere un nuovo utente: Ruoli e differenze
Quando crei un nuovo utente in Koachify hai due possibilità principali:
✔ Admin
Ha pieno accesso all’intero account, esattamente come te.
Usalo solo per figure chiave, come:
- co-fondatori
- direttori operativi
- manager di massima fiducia
Non assegnare MAI il ruolo Admin a figure come setter, vendita, social media manager o assistenti.
✔ Utente (Consigliato per la maggior parte dei Team)
È il ruolo ideale per:
- setter / chatter
- venditori
- customer care
- social media manager
- operatori di delivery
- assistenti virtuali
Gli Utenti possono lavorare e gestire ciò che serve, ma solo nelle sezioni a cui li autorizzi.
2. L’impostazione più importante: “Limita la visibilità dei dati ai soli dati assegnati”
(Fonte: file originale fornito dall’utente)
Questa opzione determina se un membro del Team può vedere:
- solo i contatti e le opportunità assegnate a lui, oppure
- tutti i contatti dell’account
✔ Quando ATTIVARLA
Attiva questa impostazione quando l’utente è:
- setter
- venditore
- operatore customer care
- collaboratore esterno che NON deve vedere l’intero database
COSA SUCCEDE:
L’utente vedrà soltanto:
- i contatti assegnati a lui
- le conversazioni dei contatti assegnati
- appuntamenti collegati ai suoi contatti
- opportunità della pipeline assegnate
Tutto il resto sarà completamente nascosto.
✔ Quando DISATTIVARLA
Lascia questa impostazione non selezionata quando l’utente è:
- responsabile vendite
- manager del Team
- figura che deve vedere tutte le pipeline
- collaboratore che gestisce l’intero flusso dei contatti
COSA SUCCEDE:
L’utente può vedere liberamente:
- tutti i contatti
- tutte le conversazioni
- tutte le pipeline
- tutti gli appuntamenti
3. Accesso alle sezioni principali: Contatti e Conversazioni
(Fonte: file originale)
Oltre alla visibilità dei dati, Koachify ti permette di decidere se un utente può proprio accedere o meno alle varie aree.
3.1 Sezione “Contatti”
Se disattivi questa voce:
- l’utente non vede la sezione Contatti nel menu
- non può cercare, modificare o aggiungere contatti
Usala quando vuoi dare accesso SOLO alla casella conversazioni (come nei casi dei setter).
3.2 Sezione “Conversazioni”
Se disattivi questa voce:
- l’utente non può vedere la Inbox dei messaggi
- non può chattare, rispondere o gestire richieste
È utile per utenti che lavorano solo nella parte tecnica o amministrativa e non devono gestire messaggi.
4. Come configurare i permessi corretti in base al ruolo
⭐ Setter / Chatter
- Visibilità contatti: solo assegnati
- Accesso “Contatti”: opzionale
- Accesso “Conversazioni”: Sì
- Accesso pipeline: solo assegnate
⭐ Venditore
- Visibilità dati: solo assegnati
- Contatti: Sì
- Conversazioni: Sì
- Vendite/pipeline: Sì
⭐ Responsabile vendite / Manager
- Visibilità dati: tutti
- Accesso totale alle pipeline
- Accesso a conversazioni e contatti
⭐ Social Media Manager
Puoi disattivare tutto tranne:
- Marketing → Agenda Social
- Post programmati
- Media e contenuti
Il resto non è necessario.
⭐ Operatore Customer Care
- Conversazioni: Sì
- Contatti: Sì
- Visibilità: solo assegnati o totale (dipende dal flusso interno)
⭐ Assistente Amministrativo
- Nessun accesso a contatti
- Nessun accesso a conversazioni
- Accesso a: Pagamenti, Ordini, Fatture, Abbonamenti (se necessario)
5. Consiglio finale: crea sempre SOP sui permessi del tuo Team
Una gestione corretta degli accessi è cruciale per:
- sicurezza dei dati
- organizzazione interna
- efficienza dei processi
- privacy del database clienti
- controllo del CRM
Consigliamo di definire internamente un documento (SOP) chiamato:
"Ruoli e Permessi – Koachify Suite"
per mantenere ordine nel tempo.