Guida completa per assegnare accessi sicuri ed efficaci ai membri del tuo Team

Quando aggiungi un membro del Team al tuo account Koachify Suite, è fondamentale configurare i permessi nel modo corretto. Impostazioni sbagliate possono bloccare il lavoro del collaboratore… oppure dargli accesso a sezioni che non dovrebbe vedere.

In questa guida trovi alcune indicazioni importanti, cosa fanno esattamente e come scegliere quelle giuste in base al ruolo del tuo COllaboratore/Membro del tuo Team.

1. Aggiungere un nuovo utente: Ruoli e differenze

Quando crei un nuovo utente in Koachify hai due possibilità principali:

✔ Admin

Ha pieno accesso all’intero account, esattamente come te.
Usalo solo per figure chiave, come:

• co-fondatori
• direttori operativi
• manager di massima fiducia
  
   

Non assegnare MAI il ruolo Admin a figure come setter, vendita, social media manager o assistenti.

✔ Utente (Consigliato per la maggior parte dei Team)

È il ruolo ideale per:

• setter / chatter
• venditori
• customer care
• social media manager
• operatori di delivery
• assistenti virtuali
  
   

Gli Utenti possono lavorare e gestire ciò che serve, ma solo nelle sezioni a cui li autorizzi.

2. L’impostazione più importante: “Limita la visibilità dei dati ai soli dati assegnati”

(Fonte: file originale fornito dall’utente)

Questa opzione determina se un membro del Team può vedere:

• solo i contatti e le opportunità assegnate a lui, oppure
• tutti i contatti dell’account
  
   

✔ Quando ATTIVARLA

Attiva questa impostazione quando l’utente è:

• setter
• venditore
• operatore customer care
• collaboratore esterno che NON deve vedere l’intero database
  
   

COSA SUCCEDE:
L’utente vedrà soltanto:

• i contatti assegnati a lui
• le conversazioni dei contatti assegnati
• appuntamenti collegati ai suoi contatti
• opportunità della pipeline assegnate
  
   

Tutto il resto sarà completamente nascosto.

✔ Quando DISATTIVARLA

Lascia questa impostazione non selezionata quando l’utente è:

• responsabile vendite
• manager del Team
• figura che deve vedere tutte le pipeline
• collaboratore che gestisce l’intero flusso dei contatti
  
   

COSA SUCCEDE:
L’utente può vedere liberamente:

• tutti i contatti
• tutte le conversazioni
• tutte le pipeline
• tutti gli appuntamenti
  
   

3. Accesso alle sezioni principali: Contatti e Conversazioni

(Fonte: file originale)

Oltre alla visibilità dei dati, Koachify ti permette di decidere se un utente può proprio accedere o meno alle varie aree.

3.1 Sezione “Contatti”

Se disattivi questa voce:

• l’utente non vede la sezione Contatti nel menu
• non può cercare, modificare o aggiungere contatti
  
   

Usala quando vuoi dare accesso SOLO alla casella conversazioni (come nei casi dei setter).

3.2 Sezione “Conversazioni”

Se disattivi questa voce:

• l’utente non può vedere la Inbox dei messaggi
• non può chattare, rispondere o gestire richieste
  
   

È utile per utenti che lavorano solo nella parte tecnica o amministrativa e non devono gestire messaggi.

4. Come configurare i permessi corretti in base al ruolo

⭐ Setter / Chatter

• Visibilità contatti: solo assegnati
• Accesso “Contatti”: opzionale
• Accesso “Conversazioni”: Sì
• Accesso pipeline: solo assegnate
  
   

⭐ Venditore

• Visibilità dati: solo assegnati
• Contatti: Sì
• Conversazioni: Sì
• Vendite/pipeline: Sì
  
   

⭐ Responsabile vendite / Manager

• Visibilità dati: tutti
• Accesso totale alle pipeline
• Accesso a conversazioni e contatti
  
   

⭐ Social Media Manager

Puoi disattivare tutto tranne:

• Marketing → Agenda Social
• Post programmati
• Media e contenuti
  
   

Il resto non è necessario.

⭐ Operatore Customer Care

• Conversazioni: Sì
• Contatti: Sì
• Visibilità: solo assegnati o totale (dipende dal flusso interno)
  
   

⭐ Assistente Amministrativo

• Nessun accesso a contatti
• Nessun accesso a conversazioni
• Accesso a: Pagamenti, Ordini, Fatture, Abbonamenti (se necessario)
  
   

5. Consiglio finale: crea sempre SOP sui permessi del tuo Team

Una gestione corretta degli accessi è cruciale per:

• sicurezza dei dati
• organizzazione interna
• efficienza dei processi
• privacy del database clienti
• controllo del CRM
  
   

Consigliamo di definire internamente un documento (SOP) chiamato:
"Ruoli e Permessi – Koachify Suite"
per mantenere ordine nel tempo.