Obiettivo
In questa guida scoprirai come Koachify Suite crea automaticamente nuovi contatti nel CRM ogni volta che una persona ti scrive da uno dei canali collegati (WhatsApp, Messenger, Instagram, Email, Google Business, ecc.).
Questa funzione permette di non perdere nessun lead e di avere sempre una rubrica aggiornata in tempo reale, senza dover inserire manualmente i dati.
Come funziona la creazione automatica
Ogni volta che un utente invia un messaggio a uno dei tuoi canali connessi a Koachify, il sistema:
- Crea automaticamente una nuova scheda contatto nel CRM.
- Registra i dati base come nome, canale di provenienza e data del primo messaggio.
- Associa automaticamente la conversazione al nuovo contatto, visibile nella sezione Conversazioni.
In questo modo, ogni chat che arriva su Messenger, WhatsApp, Instagram o Email diventa subito un nuovo contatto salvato nella tua rubrica.
Dati catturati automaticamente
Koachify è in grado di riconoscere e memorizzare automaticamente le principali informazioni trasmesse dal contatto nei messaggi o nel profilo collegato:
- Nome e cognome (presi dal profilo social o dal mittente dell’email)
- Indirizzo email
- Numero di telefono (quando presente o inviato via chat)
- Canale di provenienza (es. WhatsApp, Instagram, Messenger, ecc.)
- Data e ora del primo messaggio ricevuto
- Messaggio iniziale (archiviato nello storico conversazioni)
Se il contatto invia manualmente altri dati nel corso della conversazione — come telefono, email, azienda o città — Koachify è in grado di riconoscerli e compilare automaticamente i campi corrispondenti nella scheda del CRM, riducendo ulteriormente il lavoro manuale.
Come visualizzare i contatti creati automaticamente
Per vedere i nuovi contatti generati dalle chat:
- Vai nel menu principale di Koachify Suite.
- Clicca su Contatti.
- Filtra per Data di creazione o Ultima attività per visualizzare i più recenti.
- Aprendo la scheda del contatto potrai vedere:
- il canale da cui è arrivato;
- il messaggio originale;
- le informazioni già salvate automaticamente.
Aggiornamento e completamento manuale
Se il sistema non riesce a catturare automaticamente tutti i dati, puoi completarli manualmente:
- Nella scheda contatto, clicca su Modifica.
- Inserisci eventuali informazioni mancanti (es. numero di telefono o email).
- Salva le modifiche: i nuovi dati saranno disponibili in tutte le automazioni e campagne.
Esempio pratico
Un utente ti scrive su Messenger chiedendo informazioni.
Koachify crea automaticamente un nuovo contatto con:
- Nome: estratto dal profilo Facebook
- Canale: Messenger
- Messaggio iniziale: “Ciao, vorrei informazioni sul tuo programma”
Durante la conversazione, l’utente scrive anche il suo numero di telefono.
Koachify rileva automaticamente la presenza del numero nel messaggio e lo aggiunge alla scheda contatto senza bisogno di intervento manuale.
Vantaggi della funzione
- Nessun contatto perso: ogni messaggio diventa una potenziale opportunità.
- Rubrica sempre aggiornata e sincronizzata con le conversazioni.
- Automazioni e campagne attivabili in tempo reale sui nuovi lead.
- Riduzione del tempo speso in inserimenti manuali.
- Dati uniformi e centralizzati per tutto il team.
Suggerimenti pratici
- Controlla periodicamente la sezione Contatti recenti per verificare i nuovi lead entrati.
- Usa i Tag automatici nelle automazioni per catalogare i contatti in base al canale d’ingresso (es. “Lead WhatsApp”, “Lead Instagram”).
- Se un contatto arriva con più canali (es. ti scrive prima su Instagram e poi su WhatsApp), puoi unificare le schede modificando manualmente o utilizzando il campo “Numero di telefono” comune.
- Mantieni pulita la rubrica rimuovendo contatti spam o duplicati.
Risorse correlate
- Come gestire tutte le chat in un unico posto
- Come assegnare tag e automazioni ai nuovi contatti
- Come creare una campagna Email Marketing partendo dai contatti del CRM