Configurare i primi elementi della piattaforma è il modo migliore per iniziare a usare Koachify Suite in modo efficace. In questi cinque passaggi vedremo come importare i contatti, collegare i canali di comunicazione, attivare WhatsApp 2.0, creare il tuo primo flusso di lavoro automatizzato e installare un modulo di contatto sul tuo sito.
Step 1 – Importa i tuoi contatti nel CRM
La sezione Contatti è il cuore operativo della piattaforma. Qui vengono raccolti automaticamente i dati di chi si registra, scrive o effettua un pagamento.
Per importare i contatti che hai gestito altrove (ad esempio da Excel o da un altro CRM):
Vai su Contatti → Importa.
Carica un file .CSV con le colonne principali (nome, email, telefono, tag).
Durante l’importazione, associa ogni colonna al campo corretto del CRM (es. “Telefono” → “contact.phone”).
Clicca su Importa per completare l’operazione.
Consiglio: prima di importare, elimina i duplicati e i contatti inattivi per mantenere una rubrica ordinata e pulita.
Step 2 – Collega Facebook e Instagram Business
Koachify Suite permette di gestire in un unico posto tutte le conversazioni provenienti dai tuoi canali social. I messaggi da Facebook Messenger e Instagram Direct compariranno nella sezione Conversazioni.
Per collegarli:
Vai su Impostazioni → Integrazioni → Meta (Facebook e Instagram).
Clicca su Collega Account e accedi al tuo profilo Facebook Business.
Seleziona le pagine Facebook e gli account Instagram collegati.
Autorizza la gestione dei messaggi.
Importante: l’account Instagram deve essere un profilo professionale e collegato alla tua pagina Facebook per completare correttamente la connessione.
Step 3 – Attiva WhatsApp 2.0 e gestisci le conversazioni
Chi possiede il piano con WhatsApp 2.0 trova la sezione dedicata direttamente nel menu principale (non nelle impostazioni).
Da qui puoi collegare la tua app WhatsApp Business, centralizzare le chat e consentire a tutto il team di rispondere direttamente da Koachify Suite.
Per attivarlo:
Entra nella sezione WhatsApp 2.0 dal menu principale.
Scansiona il QR Code mostrato a schermo tramite la tua app WhatsApp Business, come faresti per WhatsApp Web.
Attendi pochi secondi finché la connessione non risulta attiva.
Da quel momento potrai:
Gestire tutte le chat WhatsApp da Conversazioni.
Assegnare conversazioni ai membri del team.
Utilizzare WhatsApp come canale di invio nei flussi di lavoro.
Suggerimento: imposta un’automazione per il messaggio di benvenuto ai nuovi contatti WhatsApp (vedi Step 4).
Step 4 – Crea un flusso di lavoro per i messaggi di benvenuto
Le automazioni in Koachify Suite si trovano nella sezione Automazione → Flussi di lavoro.
Per creare un messaggio automatico di benvenuto personalizzato per ciascun canale (WhatsApp, Facebook o Instagram), crea un flusso di lavoro dedicato per ogni piattaforma.
Procedura passo passo:
Vai su Automazione → Flussi di lavoro → Crea nuovo flusso.
Imposta come trigger:
“Risposta del cliente”.
Aggiungi un filtro per specificare il canale di provenienza, ad esempio:
Facebook Messenger
Instagram DM
SMS (associato a WhatsApp 2.0)
Aggiungi un’azione in base al canale scelto:
“Invia messaggio Messenger”
“Invia messaggio Instagram”
“Invia SMS” (per WhatsApp 2.0)
Scrivi il tuo messaggio di benvenuto, ad esempio:
“Ciao {{contact.first_name}}, grazie per averci scritto! Ti risponderemo presto. Intanto puoi scoprire di più qui 👉 [link].”Salva e attiva il flusso.
Nota: Ogni canale deve avere il suo flusso di lavoro separato, poiché le azioni e i canali supportati sono differenti.
Step 5 – Crea un modulo di contatto e ricevi lead direttamente nel CRM
Per raccogliere contatti dal tuo sito o da una pagina esterna, puoi creare un modulo integrato direttamente in Siti → Moduli.
Come procedere:
Vai su Siti → Moduli → Nuovo modulo.
Scegli i campi che vuoi inserire (Nome, Email, Telefono, Messaggio, ecc.).
Personalizza colori e logo per allinearlo al tuo brand.
Salva e clicca su Condividi o Incorpora per ottenere il codice HTML.
Incolla il codice nel tuo sito web o utilizza il link diretto del modulo.
Ogni volta che un modulo viene compilato, il nuovo contatto sarà aggiunto automaticamente nel CRM, con tutti i dati e la sorgente di provenienza.
Bonus: collega il modulo a un flusso di lavoro per inviare un’email o un messaggio di ringraziamento automatico al momento dell’invio.
Risultato finale
Dopo aver completato questi cinque step avrai:
Tutti i contatti ordinati nel CRM di Koachify Suite.
Tutti i tuoi canali collegati (WhatsApp, Facebook, Instagram).
Un messaggio di benvenuto automatico attivo su ogni piattaforma.
Moduli di contatto funzionanti e collegati al CRM.
Una base solida da cui partire per creare funnel e automazioni più avanzate.