All’interno di Koachify Suite, molte comunicazioni vengono inviate in modo automatico dal sistema: email di conferma pagamento, invio contratti, notifiche del portale clienti, fatture proforma, accessi a corsi e molto altro.
Tutte queste email si basano su modelli (template) che puoi personalizzare, ma che si trovano in sezioni diverse della piattaforma, a seconda della funzione che le genera.
Per evitare invii non coerenti o messaggi standard non aggiornati, è importante conoscere dove si trovano e come si gestiscono.
1. Le notifiche automatiche del Portale Clienti
Le notifiche automatiche presenti nella sezione del Portale Clienti riguardano esclusivamente le comunicazioni legate a:
- accesso al portale,
- inviti a community o corsi,
- iscrizioni a gruppi o percorsi formativi,
- aggiornamenti o messaggi provenienti dal portale stesso.
Per accedere e personalizzarle:
- Vai su Abbonamenti nel menu principale.
- Entra in Portali Clienti → Impostazioni → Notifiche Email.
- Qui troverai l’elenco delle notifiche preimpostate, divise per tipo di evento (Community, Corsi, Accesso, ecc.).
Ogni notifica può essere:
- Attivata o disattivata,
- Modificata con l’editor visuale,
- Tradotta o adattata con il linguaggio del tuo brand.
🔹 Queste notifiche riguardano solo la parte “Portale Clienti” e non coprono tutte le comunicazioni automatiche della Suite.
2. Template email di default nelle altre sezioni
Oltre alle notifiche del Portale, in Koachify Suite esistono altri modelli email automatici collegati alle singole funzioni del sistema.
Sono modelli “di default” che puoi modificare direttamente quando utilizzi o configuri una determinata area.
a) Pagamenti e Fatture
In Pagamenti → Impostazioni generali troverai i template email di default relativi a:
- Fatture singole (Proforma o Finali)
- Fatture ricorrenti (per abbonamenti o rate)
- Conferme di pagamento e ricevute
Da qui puoi:
- Personalizzare l’oggetto e il corpo delle email
- Aggiungere il logo o la firma
- Modificare i testi predefiniti prima dell’invio automatico
Ogni volta che aggiorni un modello e lo salvi, viene registrato come “Template personalizzato” e reso disponibile anche nell’area generale dei modelli email.
b) Contratti
Quando crei o modifichi un modello di contratto (in Contratti → Modelli di contratto), troverai una sezione chiamata “Template email di invio contratto”.
È il messaggio che accompagna il documento quando viene inviato al cliente.
Puoi personalizzarlo liberamente, ad esempio:
Oggetto: “Il tuo contratto {{contract.name}} è pronto per la firma”
Corpo: “Clicca sul pulsante qui sotto per visualizzare e firmare il documento.”
È obbligatorio configurare questo template, poiché senza di esso il contratto non verrà inviato correttamente.
c) Corsi, Community e Membership
Ogni portale o community può avere le proprie notifiche automatiche:
ad esempio email di benvenuto, nuove lezioni pubblicate o messaggi di gruppo.
Si configurano direttamente da:
Abbonamenti → Portali Clienti → Impostazioni → Notifiche Email
Da qui puoi modificare graficamente i template, cambiare testi e verificare i link dinamici come:
- {{course.name}}
- {{portal.login_link}}
- {{contact.first_name}}
3. Dove finiscono tutti i template che modifichi
Ogni volta che modifichi o salvi un template — sia da Portali, che da Pagamenti o Contratti — la versione personalizzata viene salvata automaticamente nell’area:
Marketing → Email → Modelli
In questa sezione trovi:
- Tutti i template creati o modificati manualmente
- I modelli duplicabili o riutilizzabili per altre funzioni
- La possibilità di organizzarli per cartelle, per tenere ordine tra notifiche operative, marketing e portale clienti
Ti consigliamo di creare una cartella dedicata chiamata ad esempio “Notifiche automatiche operative”, dove raccogliere tutti i template legati a pagamenti, fatture e contratti.
4. Personalizzazione e gestione grafica
Ogni template, indipendentemente da dove si trova, può essere modificato tramite l’editor email drag & drop della Suite.
Puoi:
- Aggiungere logo e colori aziendali
- Usare i campi dinamici ({{contact.first_name}}, {{invoice.link}}, ecc.)
- Modificare pulsanti, testo, font e call-to-action
- Aggiungere un footer con riferimenti legali o contatti
Quando possibile, effettua sempre un test di invio per assicurarti che link e campi dinamici funzionino correttamente.
5. Buone pratiche operative
| Operazione | Dove farla | Consiglio |
| Personalizzare notifiche Portale Clienti | Abbonamenti → Portali Clienti → Impostazioni Email | Controlla testi e traduzioni |
| Modificare email Fatture o Pagamenti | Pagamenti → Impostazioni → Notifiche Email | Aggiorna oggetto e logo |
| Configurare email di invio Contratto | Contratti → Modello → Template Email | Scrivi un testo chiaro e personalizzato |
| Raccogliere tutti i template in un’unica area | Marketing → Email → Modelli | Crea cartelle ordinate per tipo di notifica |
6. In sintesi
Le email automatiche in Koachify Suite non si trovano tutte in un unico posto:
sono distribuite in base alla funzione che le genera.
Una gestione ordinata e una revisione iniziale di tutti i template garantiscono coerenza, professionalità e una comunicazione chiara verso i clienti.
Dedica qualche minuto a personalizzare i template principali — Portale Clienti, Pagamenti e Contratti — e poi salva tutto nell’area Marketing → Email → Modelli per un controllo più semplice e aggiornamenti futuri.
Conclusione
In Koachify Suite, le notifiche automatiche e i template email sono parte integrante del flusso operativo: rappresentano la voce del tuo brand ogni volta che il sistema comunica con i tuoi clienti.
Mantenere coerenza, tono e grafica allineati è essenziale per offrire un’esperienza fluida e professionale.