Obiettivo

In questa guida scoprirai cos’è un Flusso di Lavoro (Workflow), come funziona il sistema Automazioni di Koachify Suite e come utilizzarlo per semplificare processi, comunicazioni e strategie di marketing.

Le automazioni rappresentano il cuore tecnico e “intelligente” della piattaforma, permettendoti di gestire in modo automatico operazioni interne, campagne, assegnazioni e messaggi personalizzati.

1. Cos’è un Flusso di Lavoro

Un Flusso di Lavoro (in inglese Workflow) è una sequenza automatica di azioni che si attiva ogni volta che accade un evento specifico all’interno della piattaforma.

In pratica, un flusso è una catena logica di eventi e azioni che il sistema esegue per te.
Esempio pratico:

Quando un utente compila un modulo → il sistema lo aggiunge ai contatti → gli invia un’email di benvenuto → e dopo un giorno gli manda un follow-up automatico.

Ogni automazione parte sempre da un Trigger (evento di partenza) e prosegue con una o più Azioni fino al completamento del flusso.

2. Come si accede al sistema automazioni

1. Dal menu principale vai su Automazioni → Flussi di Lavoro.
2. Clicca su + Nuovo Flusso di Lavoro.
3. Puoi:
   • Creare un flusso da zero, oppure
   • Scegliere uno dei modelli pronti forniti da Koachify Suite (già configurati per strategie e casi d’uso comuni).
     
      

3. Struttura base di un’automazione

Ogni automazione si compone di due elementi fondamentali:

a. Trigger (Evento di partenza)

È la condizione che fa “scattare” il flusso.
Esempi di trigger comuni:

• Un modulo inviato (es. modulo quiz o form di contatto).
• Un prodotto acquistato o pagamento completato.
• Un tag aggiunto a un contatto.
• Una fase pipeline modificata.
• Un tempo specifico (es. ogni lunedì alle 9:00).
  
   

b. Azioni (Cosa accade dopo)

Sono le attività automatiche che il sistema esegue quando il trigger viene attivato.
Puoi aggiungere una o più azioni consecutive, tra cui:

• Inviare un’email o un messaggio WhatsApp 2.0.
• Aggiungere o rimuovere tag da un contatto.
• Assegnare un’offerta o un corso.
• Aggiornare una pipeline o un’opportunità di vendita.
• Aspettare un intervallo di tempo prima di procedere con la prossima azione.
  
   

4. Esempio pratico: Automazione di benvenuto

Obiettivo

Inviare un’email automatica a chi compila un modulo di iscrizione.

Passaggi

1. Crea un nuovo flusso e dai un nome (es. “Benvenuto Iscritti”).
2. Imposta il trigger → “Modulo inviato”.
3. Seleziona il modulo desiderato (es. “Richiedi Guida Gratuita”).
4. Aggiungi un’azione → Invia Email.
5. Scrivi l’email con il builder interno:
   • Oggetto: “Benvenuto nella nostra Community!”
   • Corpo: “Ciao {{contact.first_name}}, grazie per esserti iscritto…”
6. (Opzionale) Aggiungi una pausa temporale → “Attendi 1 giorno”.
7. Aggiungi un’altra azione → “Invia seconda email di follow-up”.
8. Salva e attiva il flusso.
    

Da questo momento, ogni utente che compila il modulo riceverà automaticamente le email impostate nel flusso.

5. Impostazioni avanzate

Ogni flusso di lavoro ha impostazioni di controllo che definiscono il comportamento del sistema.

a. Reinserimento dei contatti

Permette al contatto di riattivare lo stesso flusso più volte, utile per automazioni ricorrenti o riacquisti.

b. Uscita automatica

Puoi impostare che un contatto venga rimosso dal flusso se raggiunge un obiettivo, ad esempio:

“Se risponde a un’email, esci dal flusso.”

c. Gestione delle notifiche interne

Puoi creare automazioni interne per ricevere notifiche quando:

• Viene generata una nuova opportunità.
• Un contatto risponde a una campagna.
• Un cliente effettua un acquisto o annulla un piano.
  
   

6. Automazioni interne e di marketing

Koachify Suite supporta due categorie principali di automazioni:

Puoi usarle anche in combinazione, ad esempio:

Un nuovo lead viene aggiunto → viene assegnato a un commerciale → riceve subito una sequenza di follow-up automatica.

7. Visualizzare e monitorare i flussi

All’interno di ogni flusso puoi:

• Vedere quanti contatti sono entrati nel flusso.
• Controllare a che punto del percorso si trovano.
• Analizzare l’efficacia delle azioni (es. tasso di apertura email, completamento flusso).

Tutti i dettagli sono visibili nel pannello Panoramica del flusso.

8. Integrazione con AI Assistant (beta)

Koachify include anche un assistente AI in lingua inglese, attualmente in versione beta, che può aiutarti a:

• Capire quale tipo di flusso creare in base all’obiettivo.
• Suggerire trigger e azioni da usare.
• Correggere o ottimizzare automazioni già esistenti.
  
   

9. Suggerimenti pratici

• Parti da flussi semplici e testali sempre con un contatto di prova.
• Usa nomi chiari per i tuoi flussi (“Follow-up Quiz”, “Corso Accesso Automatico”, ecc.).
• Mantieni attivo il reinserimento se vuoi che il contatto possa riattivare la stessa automazione in futuro.
• Quando invii email automatiche, assicurati che il fuso orario dell’account sia corretto (Impostazioni → Profilo).
• Controlla regolarmente lo stato dei flussi nella dashboard per assicurarti che tutto funzioni come previsto.
  
   

Risorse correlate

• Creare automazioni per accessi ai corsi
• Invio automatico di email e promemoria
• Dare accesso a un’offerta tramite flusso
• Gestione pipeline e opportunità
• Collegamento con WhatsApp 2.0