Obiettivo

Impostare una newsletter “sempre-verde” che esce in un giorno/orario fisso (es. ogni lunedì mattina), gestita dal Workflow di Koachify Suite, così che ogni nuovo contatto entri nel flusso e riceva le email in sequenza senza lavoro manuale ricorrente.

Prerequisiti

• Almeno 2–3 email pronte (bozze) da usare come prime uscite della newsletter.
• Accesso a Automazioni/Workflow e alla Rubrica Contatti.
  
   

Panoramica dell’approccio

La newsletter è gestita da un Workflow con:

• una finestra di invio settimanale (es. “il prossimo lunedì tra le 9:00 e le 10:00”),
• una sequenza di email separate da attese settimanali,
• un passo di attesa lungo (es. 999 giorni) per “parcheggiare” gli iscritti finché non inserisci la prossima email della serie.
  
   

Procedura passo-passo

1) Crea il Workflow “Newsletter settimanale”

• Apri Automazioni/Workflow e crea una nuova automazione.
• Puoi non impostare un trigger (inserirai i contatti manualmente o da altre automazioni) oppure aggiungerne uno in base alle tue regole d’iscrizione.
  
   

2) Imposta la prima finestra di invio

• Aggiungi un’azione “Attendi/Wait”.
• Abilita Finestra di avanzamento e seleziona Lunedì, con intervallo 09:00–10:00 (o l’orario che preferisci).
• Scopo: chi entra nel Workflow in qualunque giorno/ora riceverà la prima email il prossimo lunedì nella finestra definita.
  
   

3) Inserisci le prime email

• Dopo il primo Wait, aggiungi Email 1.
• Ripeti lo schema: Wait (prossimo lunedì) → Email 2 → Wait → Email 3 (e così via).
• Suggerimento: prepara almeno 2–3 email per partire subito.
  
   

4) Aggiungi l’attesa “parcheggio”

• Dopo l’ultima email disponibile, inserisci un Wait lungo di 999 giorni.
• Scopo: tenere gli iscritti “in parcheggio” dentro il Workflow finché non aggiungi la Email 4, evitando che escano dall’automazione.
  
   

5) Iscrivi i contatti alla newsletter

• Vai su Contatti (CRM), filtra la lista (es. per tag del lead magnet o interesse) e seleziona i contatti desiderati.
• Azione: Aggiungi ad automation → Workflow → [Newsletter settimanale].
• Modalità di inserimento:
  • Tutti subito (send all at once),
  • Ad orario programmato,
  • A goccia (drip): es. “aggiungi 10 persone ogni minuto a partire da [data/ora]”.
    
     

6) Verifica avanzamento

• Nella cronologia del Workflow puoi vedere chi è entrato, quali email ha ricevuto e dove si trova (es. nello stadio Wait 999).
  
   

7) Aggiungi nuove email nel tempo

• Quando prepari Email 4, inseriscila sotto il Wait 999 e poi aggiungi un altro Wait (prossimo lunedì).
• Sposta gli iscritti “parcheggiati” allo step successivo (azione di avanzamento manuale dallo stadio Wait 999), così riceveranno la nuova email al prossimo lunedì.
• Ripeti la stessa logica quando aggiungi Email 5, 6, ….
  
   

Varianti di strategia

• Newsletter evergreen (consigliata): ogni nuovo iscritto parte da Email 1 e prosegue in sequenza settimanale.
• Newsletter calendarizzata: tutti ricevono la stessa email il lunedì corrente; utile per comunicazioni “tempo-reali”. (Si ottiene cambiando logica di attese/trigger secondo il calendario desiderato.)
  
   

Buone pratiche

• Mantieni costante giorno e finestra oraria: abitua l’audience a un appuntamento fisso.
• Usa tag/segmenti in Rubrica per controllare chi entra nella newsletter.
• Prima di pubblicare, invia test a un contatto interno e verifica link/tracciamenti.
• Aggiorna periodicamente la sequenza aggiungendo nuove email e “scaricando” gli iscritti dal Wait 999 al nuovo step.
  
   

Errori comuni da evitare

• Dimenticare la finestra settimanale nel Wait: gli invii non seguiranno il giorno/orario voluto.
• Non inserire il Wait 999: gli utenti escono dal Workflow prima che tu aggiunga la successiva email.
• Iscrivere troppi contatti tutti insieme su sistemi appena configurati: preferisci la modalità a goccia per carichi elevati.
  
   

Risorse correlate

• Come creare una campagna Email Marketing semplice dalla sezione “Campagne”
• Gestione Modelli Email (editor drag & drop)
• Segmenti e Tag nella Rubrica Contatti