Introduzione

Il modulo Calendari di Koachify Suite consente di ricevere prenotazioni, organizzare appuntamenti e inviare promemoria automatici via email, WhatsApp o notifica interna.
Configurare correttamente il primo calendario ti permette di gestire in modo efficiente le disponibilità, ridurre le assenze e sincronizzare gli impegni con Google Calendar o Outlook.

1. Creazione del calendario

1. Accedi dal menu principale a Calendari e poi in alto Impostazioni del calendario
2. Clicca su + Nuovo calendario.
3. Imposta tutte le tue preferenze nelle varie sezioni, che sono le seguenti:
   • Dettagli dell’Incontro
   • Disponibilità
   • Moduli e pagamento
   • Notifiche e Opzioni Aggiuntive
   • Personalizzazioni
     
      

Quindi inizia subito con Impostare i “Dettagli dell’Incontro” e le “Disponibilità:

Nei dettagli dell’incontro puoi assegnare un nome identificativo (es. “Consulenze gratuite” o “Appuntamenti di prova”). Poi Puoi assegnare una descrizione e soprattutto devi inserire “l’Utente” a cui è assegnato quel calendario (Es: stai costruendo il calendario “Consulenza Tutor Gratuita” inserisci qui l’utente del tuo team che deve fare tutte queste tipologie di Consulenze)

Nei dettagli delle Disponibilità invece, vai a impostare precisamente gli orari e le fasce orarie della settimana che vuoi rendere disponibile la prenotazione, attenzione puoi impostare le fasce generali “settimanali” oppure quando occorre puoi anche aprire solo delle date e orari ben precisi (es: 15 Ottobre dalle ore X alle ore Y).

Cosa molto delicata e importante è impostare bene le specifiche delle disponibilità in fondo a questa sezione: in particolar modo devi far attenzione a impostare correttamente “Preavviso minimo di programmazione” e “Intervallo di date”

 

2. Configurare moduli e pagine di prenotazione

Nella scheda Moduli e pagamento, puoi:

• Personalizzare i campi richiesti al momento della prenotazione (nome, email, telefono, note, ecc.).
• Aggiungere il consenso privacy o campi aggiuntivi specifici.
• Puoi scegliere cosa far vedere all’utente dopo che ha prenotato il suo appuntamento
• Puoi scegliere se rendere come “Confermati” tutti gli appuntamenti che vengono presi oppure se “deselezionare” questa opzione e quindi far sì che ogni volta che un utente prende appuntamento dal calendario in questione l’appuntamento non è confermato ma deve essere confermato dall’Utente assegnatario del calendario prima che diventi ufficiale.
• Attivare un modulo di pagamento, se l’appuntamento è a pagamento.
  
   

3. Attivare le notifiche e i promemoria fondamentali

Dalla sezione Notifiche e opzioni aggiuntive:

Troverai una lista di opzioni per configurare le comunicazioni automatiche inviate sia al cliente sia all’operatore.
Puoi attivare e personalizzare i seguenti trigger principali:

Per attivarle:

1. Apri la voce che ti interessa (es. “Appuntamento Prenotato (confermato)”).
2. Attiva i canali desiderati (Email o in-app).
3. Personalizza il testo con nome del cliente, data e link al calendario (es. “Ciao {{contact.first_name}}, ti ricordiamo il tuo appuntamento con noi il {{appointment.start_time}}”).
   
    

✅ Consiglio pratico: i promemoria base e automatici gestiti in questa sezione sono solo quelli via Email o nell’App, ma possono essere creati anche da inviare su WhatsApp 2.0 creando un Flusso di lavoro con trigger “Appuntamento in arrivo” e azione “Invia SMS”.

4. Impostazioni aggiuntive

Sotto le notifiche principali trovi anche:

• Consenti sincronizzazione con Google/Outlook: per inviare email di invito e aggiornamenti automatici anche tramite direttamente questi Calendari.
• Assegnazione automatica: puoi assegnare i contatti ai membri del team ogni volta che viene prenotato un appuntamento.
• Politiche di riprogrammazione e annullamento:
  • Attiva Consenti riprogrammazione dell’incontro per permettere al cliente di modificare la data.
  • Attiva Consenti annullamento dell’incontro per consentire la cancellazione autonoma.
  • Imposta un limite (es. 24 ore prima dell’incontro).
    
     

5. Personalizzazione e stile

Nella sezione Personalizzazione puoi:

• Aggiungere immagine di copertina
• Personalizzare i colori aziendali
• Selezionare cosa mostrare nella pagina del calendario che si apre all’Utente
   

Tutte le modifiche vengono salvate in tempo reale e sono immediatamente applicabili alla pagina pubblica del calendario.

6. Test e pubblicazione

Una volta configurato:

1. Clicca su Anteprima per verificare la pagina da desktop e mobile.
2. Effettua una prenotazione di prova per assicurarti che:
   • I promemoria vengano inviati.
   • Le notifiche appaiano correttamente.
   • L’evento compaia nel calendario collegato.
3. Copia il link pubblico del calendario e condividilo sul sito o sui canali social.

NOTA BENE: Come per I moduli - anche i calendari si possono installare esternamente da Koachify su un sito creato con altri sistemi, ti basta cliccare sul pulsante “condividi” e si aprirà l’opzione per prendere sia i Link diretti che il “Codice di Incorporamento” da installare in HTML sul sito desiderato.

Conclusione

Configurare un calendario in Koachify Suite non serve solo a gestire prenotazioni:
significa automatizzare comunicazioni, promemoria e follow-up, migliorando l’esperienza del cliente e ottimizzando il tempo del tuo team.

Con pochi clic puoi creare un sistema completamente automatizzato che gestisce:

• Prenotazioni,
• Notifiche in tempo reale,
• Riprogrammazioni e annullamenti,
• E promemoria su più canali (email, WhatsApp, in-app).