Obiettivo
In questa guida scoprirai come impostare e gestire gli orari di ufficio personali del tuo account all’interno della sezione Calendari di Koachify Suite.
Queste impostazioni permettono a ogni utente — sia Admin che Utente del team — di definire in quali giorni e orari è disponibile per ricevere appuntamenti, evitando prenotazioni fuori orario o sovrapposizioni.
Cos’è l’orario di ufficio
Gli orari di ufficio rappresentano la fascia oraria giornaliera in cui un utente è disponibile per gestire appuntamenti e riunioni.
Servono a:
- Limitare le prenotazioni alle fasce orarie effettivamente lavorative.
- Evitare appuntamenti serali o nei giorni di chiusura.
- Coordinare correttamente le disponibilità tra più membri del team.
Ogni utente può personalizzare le proprie disponibilità in base al ruolo o al tipo di servizio offerto.
Dove si impostano gli orari di ufficio
Per accedere alla gestione degli orari di ufficio hai due possibilità:
Opzione 1 (dal menu principale):
- Apri il menu laterale.
- Clicca su Impostazioni.
- Seleziona Calendari.
- Vai nella scheda Orari di ufficio.
Opzione 2 (dalla sezione Calendari):
- Vai su Calendari dalla Dashboard.
- In alto a destra, clicca su Impostazione dei calendari.
- Seleziona la voce Orari di ufficio dal menu interno.
Come impostare gli orari di ufficio personali
1. Seleziona l’utente
Se sei un Admin, puoi visualizzare e modificare anche gli orari di altri utenti del team.
Se sei un Utente, potrai modificare solo i tuoi orari personali.
Nel pannello “Orari di ufficio” troverai l’elenco degli utenti registrati (Admin, Collaboratori, Coach, ecc.).
Clicca sul nome dell’utente di cui vuoi modificare la disponibilità.
2. Definisci i giorni e le fasce orarie
Per ogni giorno della settimana puoi:
- Attivare o disattivare la disponibilità (es. lunedì attivo, domenica disattiva).
- Impostare l’orario di inizio e fine giornata lavorativa (es. 09:00 – 17:30).
- Aggiungere fasce multiple nello stesso giorno (es. 09:00–12:30 e 14:30–18:00).
Queste fasce orarie rappresentano gli orari base in cui l’utente sarà disponibile per i calendari collegati al proprio profilo.
3. Salva le modifiche
Dopo aver impostato gli orari desiderati, clicca su Salva.
Le modifiche verranno applicate automaticamente a tutti i calendari collegati a quell’utente.
Da questo momento, le prenotazioni potranno essere effettuate solo all’interno delle fasce orarie impostate.
Come funzionano le disponibilità per più utenti
Se nel tuo account ci sono più membri del team (coach, consulenti o venditori):
- Ogni utente può impostare i propri orari di ufficio personali.
- I calendari di gruppo o di team (Round Robin) terranno conto delle disponibilità combinate degli utenti associati.
- L’Admin può visualizzare e modificare tutti gli orari del team per uniformare le fasce lavorative.
Esempio:
Se due coach hanno orari diversi, il sistema mostrerà solo gli slot realmente disponibili in base alle loro impostazioni individuali.
Suggerimenti pratici
- Imposta sempre una pausa di almeno 15 minuti tra un appuntamento e l’altro.
- Se lavori in fusi orari differenti, verifica che l’orario di ufficio sia coerente con quello impostato nelle Preferenze dei calendari.
- Aggiorna gli orari periodicamente in caso di variazioni stagionali, ferie o eventi.
- Gli orari di ufficio personali non sostituiscono la disponibilità specifica di ogni calendario, ma ne rappresentano la base principale.
In sintesi
- Ogni utente (Admin o Collaboratore) può gestire i propri orari di ufficio personali.
- Gli orari impostati si applicano a tutti i calendari collegati al profilo.
- Gli Admin possono visualizzare e modificare anche le disponibilità degli altri utenti del team.
- Le prenotazioni sono sempre limitate agli orari disponibili per evitare sovrapposizioni.
Risorse correlate
- Come creare un calendario
- Impostazione delle preferenze generali dei calendari
- Connessione con Google Calendar per evitare conflitti
- Creazione automatica delle disponibilità nei calendari