Obiettivo

Configurare promemoria automatici multi-canale per ridurre i no-show, migliorare la puntualità e offrire ai clienti link rapidi per confermare, riprogrammare o cancellare un appuntamento.

Dove si configurano

Hai due percorsi equivalenti per arrivare alle impostazioni dei promemoria:

Opzione 1

1. Impostazioni
2. Calendari
3. Impostazione dei calendari
4. Seleziona il calendario > Notifiche/Promemoria
   
    

Opzione 2

1. Calendari (dal menu principale)
2. Impostazione dei calendari
3. Seleziona il calendario > Notifiche/Promemoria
    

I promemoria si impostano a livello di singolo calendario, così puoi avere regole diverse per servizi differenti.

Tipi di promemoria disponibili

• Email di conferma immediata alla prenotazione
• Promemoria pre-appuntamento (es. 72h, 24h, 2h, 15m prima)
• Promemoria di ultimo minuto con link “Sto arrivando / Ritarda / Riprogramma”
• Promemoria al team interno (host, assistente) su nuovo appuntamento, modifiche o cancellazioni
• Follow-up post-appuntamento (ringraziamento, richiesta feedback/recensione, invio materiali)
  
   

Canali supportati (in base alla tua configurazione): Email, SMS, WhatsApp 2.0. Puoi usare uno solo o creare una sequenza multi-canale.

Creare uno schema di promemoria step-by-step

1. Seleziona il calendario
   Vai su Notifiche/Promemoria del calendario interessato.
2. Conferma immediata
   Attiva l’invio automatico alla prenotazione con:
   • riepilogo data/ora
   • luogo/link meeting
   • pulsanti/URL per riprogrammare o cancellare
   • file .ics per aggiunta al calendario del cliente (se previsto)
     
      
3. Promemoria pre-appuntamento
   Aggiungi più notifiche con tempi diversi, ad esempio:
   • 48 o 72 ore prima (email)
   • 24 ore prima (email + SMS/WhatsApp)
   • 2 ore prima (SMS/WhatsApp breve con link “Apri indicazioni” e “Riprogramma”)
4. Promemoria al team
   Attiva le notifiche interne per host/assistenti su: nuova prenotazione, modifica orario, cancellazione, no-show.
5. Follow-up post-appuntamento
   Imposta un messaggio a 1–2 ore dopo la fine: ringraziamento, link materiali o modulo recensione.
6. Salva e testa
   Esegui una prenotazione di prova, verifica recapito e contenuti su tutti i canali.
   
    

Logiche avanzate consigliate

• Regole orarie (Quiet Hours)
  Evita invii notturni impostando una finestra di invio consentita. I promemoria programmati fuori orario slitteranno alla prima fascia utile.
• Lingua, fuso orario e formato orario
  Allinea lingua, timezone e formato 24h/AM-PM nelle Preferenze dei calendari per coerenza tra promemoria, link e orari mostrati.
• Condizioni di invio
  Esempi utili:
  • invia SMS solo se l’email non è stata aperta entro X ore;
  • salta il promemoria se l’appuntamento è stato creato meno di Y ore prima;
  • invia reminder di “documenti da portare” solo per il servizio X.
• Link rapidi di gestione
  Includi sempre: Riprogramma, Cancella, Apri indicazioni (mappe), Aggiungi a calendario, Contatta supporto.
• Sequenze multi-canale
  Email informativa a 24h + SMS breve a 2h funziona meglio di un solo canale ripetuto.
• Template e campi dinamici
  Usa campi come {{contact.first_name}}, {{appointment.start_time}}, {{appointment.location_link}} per personalizzare senza riscrivere ogni volta.
  
   

Varianti pronte all’uso

• Schema “Consulenza online”
  Conferma immediata (email con link meeting)
  24h email + 2h SMS/WhatsApp con “Apri il meeting”
  Follow-up 1h dopo con materiali/registrazione
  
   
• Schema “Appuntamento in sede”
  Conferma immediata (email con indirizzo e mappa)
  24h email “Cosa portare / come arrivare”
  2h SMS “Parcheggio e citofono” + link mappe
  Follow-up 2h dopo con richiesta recensione
  
   
• Schema “Sessione di gruppo”
  Conferma con capienza e regole d’accesso
  48h email istruzioni
  3h SMS con QR/Check-in e orario ingresso
  
   

Best practice

• Mantieni i messaggi brevi su SMS/WhatsApp, dettagliati via email.
• Evita duplicazioni sullo stesso canale a breve distanza.
• Inserisci sempre i link di gestione self-service per ridurre chiamate al supporto.
• Aggiorna i template quando cambi sede, durata o policy di cancellazione.
• Per team/round robin, abilita le notifiche all’host assegnato, non a tutti.
  
   

Troubleshooting rapido

• Il cliente vede un orario diverso: verifica fuso orario e formato nelle Preferenze dei calendari.
• Promemoria non arrivato: controlla che il canale sia attivo, mittente verificato e che il contatto abbia dato consenso e dati corretti.
• Doppio promemoria: verifica di non aver configurato regole parallele sia nel calendario sia in un Flusso di Lavoro.
• Link non funzionante: testa i template con una prenotazione reale e rigenera i collegamenti di riprogrammazione/cancellazione.
  
   

Risorse correlate

• Impostazione delle preferenze generali dei calendari
• Connessione con Google Calendar per evitare conflitti
• Come creare un calendario
• Gestire gli orari di ufficio del proprio account (Admin e Utenti)