Introduzione

Il CRM (Customer Relationship Management) è il cuore operativo di Koachify Suite. Qui vengono raccolte e organizzate tutte le informazioni sui tuoi contatti: persone che ti scrivono dai canali collegati, compilano un modulo, prenotano un appuntamento o effettuano un pagamento (E MOLTO ALTRO ANCORA). Ogni contatto ha una scheda unica con cronologia, attività, dati e azioni rapide, una scheda completa in cui conosci “Vita, Morte e Miracoli” del tuo Contatto in Lista.

1) Struttura della scheda contatto (layout e sezioni)

La scheda contatto è composta da tre colonne principali.

Colonna sinistra — Dati e sezioni del profilo

Contiene tutti i dati del contatto organizzati in sezioni a fisarmonica:

• Dati generali
  È la cartella principale dei Campi personalizzati associati al contatto. Oltre ai campi base (nome, email, telefono, data di nascita, fonte, ecc.) può ospitare campi aggiuntivi creati da te (es. “Città”, “Servizio di interesse”, “Budget”).
  Puoi creare cartelle per raggruppare i campi (ad es. “Dati anagrafici”, “Privacy e Consensi”, “Info commerciali”).
  Percorso per creare/modificare campi: Impostazioni → Campi personalizzati.
  
   
• Informazioni generali / Privacy e Consensi / Informazioni aggiuntive / Dati di Analisi
  Sezioni standard che possono includere campi di default o campi personalizzati organizzati in cartelle.
  
   
• Quiz / LTV Tracking / Dati Attività Interne
  Sezioni opzionali che compaiono in base alle funzionalità attive e all’uso che fai della Suite.
  
   
• Azioni (blocchetto operativo)
  
   
  • Etichette (Tag): aggiungi/rimuovi tag.
    
     

• Automazione: inserisci manualmente il contatto a un flusso di lavoro, oppure usa questa sezione per controllare in quale Automazione il contatto è attivo.
  
   
• Lead: crea/sposta opportunità in pipeline.

• PORTALE CLIENTI

•  Offerte Corsi: puoi controllare se il contatto/cliente ha accesso a dei corsi della tua area formativa (Membership/E-Learning), puoi aggiungere manualmente un offerta e quindi dare accesso al tuo cliente ai tuoi corsi
• Gruppi della comunità: puoi vedere e aggiungere il contatto/cliente a una tua community costruita tramite il portale clienti del tuo account Koachify

• DND – Do Not Disturb (per canale)
  Qui puoi vedere se il tuo contatto/cliente ha attivo il suo DND per: Email, Sms (per noi lega anche WhatsApp 2.0), Chiamate e messaggi vocali.
  Puoi attivare DND per tutti i canali o per canale specifico. Serve a rispettare il consenso: se un utente chiede di non essere più contattato su WhatsApp, attiva DND per gli SMS.
   

Nota: in basso trovi lo storico dei consensi e la data di creazione/modifica del record. e in fondo vedi un pulsantino “visualizza registri di controllo” per controllare a livello di sistema tutto ciò che è stato fatto a livello tecnico per quel Contatto/cliente specifico.

Colonna centrale — Conversazioni e messaggistica

È la timeline operativa in cui invii e ricevi messaggi. Qui trovi:

• Tab dei canali: SMS / WhatsApp / Email (e altri canali collegati).
  
   
• Mittente: selezione del numero mittente/indirizzo di invio (se ne hai più di uno).
  
   
• Composer: area testo, allegati, emoji, link; invio immediato o pianificato.
  
   
• Pulsanti rapidi: invio, “Chiudi & Salva”, note interne.
  
   
• In alto vedi il “titolare” ovvero dove vedi a chi e se il contatto è assegnato a un tuo operatore
   

Questa colonna centralizza le conversazioni con il contatto, mantenendo lo storico per canale.

Colonna destra — Attività e cronologia eventi

Qui hai il tracciamento in profondità di tutto ciò che il contatto/cliente ha fatto con la tua azienda, nella stessa colonna hai 7 differenti sezioni:

• Attività
• Attività/Task
• Note
• Documenti
• Pagamenti
• Associazioni (avanzata e non utilizzata spesso)

Ogni Sezione come anche già suggerito dal suo titolo ti permette di avere tutto sott’occhio e registrato, quindi poter inserire note specifiche al contatto/cliente per riprenderle in occasioni specifiche, puoi vedere se il tuo cliente ha fatto pagamenti o quale è la sua situazione rispetto alle fatture e molto molto altro ancora.

2) Come creare o importare contatti

Aggiunta manuale

1. Vai su Contatti → + Nuovo contatto. (il pulsantino con il simbolo + in alto a sinistra)
   
    
2. Inserisci i dati principali e assegna eventuali tag/etichette.
   
    
3. Salva.
   
    

Importazione da CSV

1. Contatti → Importa.
   
    
2. Carica il file .csv pulito (senza duplicati).
   
    
3. Mappa le colonne del file con i campi in Koachify (nome, email, telefono ecc.).
   
    
4. Avvia l’importazione.
   
    

Suggerimento: usa gli stessi nomi e formati (es. telefono in formato internazionale) per ridurre errori e favorire la deduplicazione.

Acquisizione automatica

Nuovi contatti vengono creati automaticamente quando:

• Compilano un Modulo o un form sul tuo sito/funnel Koachify.
  
   
• Ti scrivono su WhatsApp 2.0, Facebook Messenger, Instagram DM, Email.
  
   
• Pagano o attivano un abbonamento via checkout (cassa online) Koachify/Stripe.
  
   

3) Segmentazione: Tag, Filtri e Smart List

• Tag: etichette per organizzare in modo funzionale e attivare automazioni (es. “Contatto da Facebook”, “Interessato alla Promo Xy”,“Cliente attivo”, “Contatto Nuovo”).
  
   
• Filtri: ricerca avanzata per tag, campi personalizzati, attività (es. “ha prenotato un appuntamento negli ultimi 30 giorni”).
  
   
• Smart List: liste dinamiche che si aggiornano automaticamente quando i contatti soddisfano i criteri impostati (Per crearne una ti basta salvare il “filtraggio” che fai con i filtri).
  
   

Esempi utili:

• “Tutti i contatti con tag Richiesta preventivo”
  
   
• “Clienti che hanno pagato negli ultimi 90 giorni”
  
   
• “Contatti con DND WhatsApp attivo”
  
   

4) Duplicati e unione record

Koachify applica logiche di deduplicazione su email/telefono. Se trovi doppioni:

• Seleziona i record → Unisci (merge) e scegli quali campi mantenere.
  
   
• Evita di disattivare la deduplicazione se non strettamente necessario.
  
   

5) Azioni in blocco (Bulk Actions)

Seleziona - tramite i quadratini appositi - più contatti tutti insieme poi procedi coni pulsantini in alto → Che per semplificazione chiameremo “Azioni”:

• Aggiungi/rimuovi Tag
  
   
• Iscrivi a Flussi di lavoro
  
   
• Invia email o messaggi
  
   
• Sposta in pipeline o fasi
  
   
• Elimina/archivia contatti non più utili
  
   

Lo stato di avanzamento è visibile nel pannello delle Azioni in blocco.

6) Buone pratiche operative

• Uniforma i Tag con una nomenclatura chiara (basata sulla tua organizzazione strategica e interna).
  
   
• Progetta i Campi personalizzati che ti servono e organizzali bene in cartelle (es. “Anagrafica”, “Commerciale”, “Consensi”).
  
   
• Attiva il DND quando l’utente lo chiede (per canale) e rispetta l’opt-out (si puo fare anche in automatico con i Flussi di Lavoro).
  
   
• Annota le informazioni rilevanti con Note interne per allineare il team.
  
   
• Ripulisci regolarmente importazioni e contatti inattivi.
  
   

Conclusione

La scheda contatto di Koachify Suite è progettata per darti tutto in un colpo d’occhio: dati, conversazioni, attività e azioni operative. Grazie a campi personalizzati in cartelle, DND per canale, timeline storica degli eventi e strumenti di segmentazione, puoi gestire i clienti/contatti in modo ordinato, tracciabile e conforme alle preferenze di comunicazione.