Introduzione

Queste linee guida valgono per entrambe le integrazioni WhatsApp disponibili in Koachify Suite:

• WhatsApp API Ufficiali → include template, limiti di qualità e invii scalabili.

• WhatsApp System 2.0 → connessione tramite app WhatsApp Business del telefono (simile a WhatsApp Web).

Obiettivo: inviare campagne WhatsApp sicure, performanti e conformi, mantenendo alta la reputazione del numero e rispettando le regole di opt-in / opt-out.

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Importante: si sconsiglia l'uso di Whatsapp 2.0 per Broadcast Massivi e si consiglia vivamente l'Integrazione WhatsApp API per queste "tattiche" (quando si tratta di "broadcast" l'investimento per conversazioni e l'investimento per l'integrazione è sempre molto positivo, poiché da un broadcast il ritorno sull'investimento sarà sempre positivo facendo il minimo indispensabile secondo poche regole base del Marketing a Risposta Diretta)

1. Fondamentali di conformità

• Opt-in esplicito: contatta solo chi ha accettato chiaramente di ricevere messaggi su WhatsApp.

• Trasparenza: ricorda sempre perché l’utente riceve il messaggio (es. “Ti sei iscritto agli aggiornamenti di…”).

• Opt-out immediato: offri sempre un modo chiaro per disiscriversi (es. “Rispondi STOP”) e rispetta la richiesta con automazioni DND (vedi §7).

• Contenuti permessi: vietati contenuti illegali, ingannevoli o pratiche scorrette.

⚠️ Anche con opt-in valido, invii eccessivi o non pertinenti possono generare blocchi, segnalazioni e calo della qualità del numero.

2. Warm-up del numero (sempre consigliato)

Quando usi un numero nuovo o poco attivo, aumenta il volume gradualmente e privilegia contatti caldi (clienti già ingaggiati).

Best practice: alterna messaggi informativi e conversazioni reali, evitando picchi improvvisi.

3. Strategia di Broadcast

3.1 Segmentazione

• Usa tag, liste e interessi per creare gruppi coerenti.

• Evita invii massivi “a tutti”.

3.2 Frequenza

• Limita a 1 broadcast mirato per settimana per segmento.

• Alterna messaggi promozionali con contenuti di valore (guide, reminder, aggiornamenti utili).

3.3 Invio a scaglioni (drip)

• Preferisci invii graduali (es. 150–300 messaggi al minuto).

• Riduce picchi e minimizza i rischi di filtri anti-spam.

4. Scrittura dei messaggi: checklist & esempi

4.1 Checklist

• Rilevanza: perché importa a questa persona ora?

• Chiarezza: una CTA chiara (es. “Rispondi”, “Prenota”, “Scopri”).

• Personalizzazione: nome, interesse, città, appuntamento, ecc.

• Tono da chat: naturale e conversazionale (evita TUTTO MAIUSCOLO e troppi segni di punteggiatura).

• Breve + valore: 2–5 righe più eventuale link o pulsante.

• Opt-out visibile: “Rispondi STOP per non ricevere più messaggi”.

4.2 Template editoriali (adattabili)

Benvenuto (post opt-in)

Ciao {{nome}}, sono {{brand}}.  
Da oggi ti invieremo solo novità utili e promemoria esclusivi su WhatsApp.  
Se vuoi smettere in qualsiasi momento, rispondi STOP.

Promo mirata

Ciao {{nome}}, per te -20% su {{categoria/prodotto}} fino a {{data}}!  
Usa il codice {{codice}} qui 👉 {{link}}.  
Domande? Rispondi a questo messaggio.

Reminder appuntamento

Ciao {{nome}}, ti ricordiamo l’appuntamento del {{data}} alle {{ora}} presso {{sede}}.  
Vuoi riprogrammare? Rispondi SPOSTA.

Re-engagement (utenti dormienti)

Ciao {{nome}}, vuoi ancora ricevere consigli su {{tema}}?  
Rispondi SÌ per restare o STOP per disiscriverti.

Sondaggio lampo

In 5 secondi: preferisci ricevere offerte su {{tema1}} o anche {{tema2}}?  
Rispondi 1 o 2.

5. Differenze operative

5.1 WhatsApp API Ufficiali

• Messaggi “one-way” fuori dalla finestra di 24h → richiedono template approvati.

• Categorie template: marketing / utility / autenticazione.

• Invii massivi scalabili con limiti progressivi in base alla qualità del numero.

• Pulsanti e pulsante di disiscrizione disponibili nei template marketing.

5.2 WhatsApp System 2.0

• Connessione diretta al proprio WhatsApp Business (come WhatsApp Web).

• Nessun template obbligatorio, ma servono discipline e buone pratiche:

  • invii a scaglioni,

  • liste pulite,

  • opt-in reale,

  • rispetto immediato delle richieste STOP.

🚫 Evita assolutamente “cold messaging”, liste acquistate o invii ripetuti a utenti inattivi.

6. Monitoraggio qualità

• Delivery: troppi “non consegnati”? → verifica numeri, blocchi, o lista non aggiornata.

• Letture e risposte: cali = contenuti poco pertinenti o frequenza eccessiva.

• Segnali interni: flag di qualità o cali di reach → sospendi campagne e riparti con segmenti più caldi.

7. Automazioni Opt-out / DND in Koachify

7.1 Campi e tag consigliati

• Campo DND WhatsApp (booleano o multicanale).

• Tag: whatsapp_optout, whatsapp_optin, stop_keyword.

7.2 Parole chiave STOP (ingresso)

Intercetta messaggi con:
STOP, ANNULLA, DISISCRIVIMI, BASTA, NON WHATSAPP
(anche varianti in minuscolo o con emoji).

7.3 Workflow – Imposta DND (per API e System 2.0)

1. Trigger: messaggio ricevuto contenente una parola chiave STOP.

2. Condizione: canale = WhatsApp.

3. Azioni:

   • Imposta DND WhatsApp = ON.

   • Aggiungi tag whatsapp_optout, rimuovi whatsapp_optin.

   • Registra data wa_optout_at.

   • Invia messaggio automatico:

     Hai disattivato i messaggi WhatsApp da {{brand}}.
     Se cambi idea, scrivi START o compila il modulo: {{link_optin}}.

   • Escludi il contatto dalle liste WhatsApp basate su DND.

7.4 Workflow – Riattiva da START / nuovo opt-in

1. Trigger: messaggio con START, SI, RICOMINCIA o form con consenso WhatsApp.

2. Azioni:

   • Imposta DND WhatsApp = OFF.

   • Aggiungi tag whatsapp_optin.

   • Registra wa_optin_at e “Fonte opt-in”.

   • Invia messaggio di benvenuto con nota su disiscrizione.

7.5 API Ufficiali – suggerimenti extra

• Usa template marketing con pulsante “Annulla iscrizione”.

• Al clic, lancia un webhook/flow che imposta DND.

• Registra l’ID del template o CTA nel contatto (per audit).

8. Playbook di invio sicuro (riassunto operativo)

1. Pulisci e segmenta la lista.

2. Effettua warm-up del numero.

3. Scrivi messaggi chiari, brevi, personalizzati e con opt-out.

4. Invia a scaglioni (drip).

5. Monitora feedback e regola frequenza.

6. Automatizza le regole DND (STOP/START).

7. Ottimizza template e timing in base ai dati.

9. Troubleshooting rapido

Allegato A – Campi consigliati (Koachify)

• dnd_whatsapp (boolean)

• dnd_email, dnd_sms (se multicanale)

• wa_optin_source (form, checkout, QR, chat, ecc.)

• wa_optin_at, wa_optout_at (datetime)

• Tag: whatsapp_optin, whatsapp_optout, stop_keyword

Allegato B – Regole Smart List (esempio)

INCLUDE:
dnd_whatsapp = false AND whatsapp_optin presente AND attività negli ultimi 365 giorni.

ESCLUDI:
dnd_whatsapp = true OR whatsapp_optout presente OR nessuna lettura negli ultimi 90 giorni.

10. FAQ essenziali

Posso fare broadcast a grandi volumi?
Sì, se i contatti sono opt-in e se rispetti warm-up, drip, segmentazione e contenuti di valore.

Devo usare i template?

• API Ufficiali → sì, fuori dalla finestra 24h.

• System 2.0 → non obbligatori, ma segui le best practice (copy chiaro, opt-out, frequenza).

Come smetto di contattare chi non vuole più messaggi?
Con le automazioni DND di Koachify: intercetta STOP e imposta il campo DND WhatsApp.

Controllo finale prima del GO

• ✅ Lista solo opt-in

• ✅ Template approvati / copy con STOP

• ✅ Drip attivo

• ✅ Workflow DND testati

• ✅ Dashboard monitoraggio pronta

Conclusione

Koachify Suite non serve per “fare spam”, ma per creare conversazioni reali e di valore.
Segui queste linee guida per costruire relazioni durature, fiducia e risultati.