Obiettivo

In questa guida scoprirai come automatizzare azioni e comunicazioni in base alle fasi della pipeline in Koachify Suite.
Le automazioni legate alle fasi ti permettono di risparmiare tempo, garantire follow-up costanti e migliorare l’esperienza del cliente in ogni momento del suo percorso di vendita.

Cos’è un’automazione legata a una fase

Un’automazione di questo tipo si attiva quando un’opportunità:

• entra in una determinata fase della pipeline;
• viene spostata da una fase a un’altra;
• raggiunge un determinato stato (vinta, persa, abbandonata).
  
   

Ogni volta che si verifica una di queste condizioni, Koachify può avviare azioni automatiche come:

• inviare un’email o un messaggio WhatsApp;
• assegnare una task o un promemoria a un venditore;
• aggiornare un tag o uno stato del contatto;
• spostare il lead in un altro flusso di automazione o pipeline.
  
   

Quando usare le automazioni nelle fasi di vendita

Le automazioni possono essere usate per:

• Inviare comunicazioni automatiche al cliente (es. conferme, follow-up, reminder).
• Notificare il team ogni volta che un contatto avanza di fase.
• Attivare altre azioni come l’aggiunta di tag, la creazione di attività o l’avvio di un nuovo flusso di marketing.
• Gestire la post-vendita, ad esempio quando un’opportunità viene contrassegnata come “vinta”.
  
   

Come creare un’automazione collegata a una fase

1. Vai nella sezione Automazioni

1. Dalla dashboard, apri il menu laterale.
2. Clicca su Automazioni > Flussi di Lavoro.
3. Clicca su + Nuovo Flusso di Lavoro per crearne uno da zero.
   
    

2. Imposta il trigger

Il trigger è la condizione che farà partire l’automazione.
Clicca su Aggiungi trigger e seleziona una delle seguenti opzioni:

• “Cambia fase dell’opportunità” (quando l’opportunità entra in una specifica fase della pipeline)
• “Cambia stato dell’opportunità” (quando diventa vinta, persa o abbandonata).
• “Crea nuova opportunità” (quando un lead entra per la prima volta nella pipeline).
   

Poi specifica:

• Pipeline di riferimento (es. Vendite, Sfide, Onboarding).
• Fase esatta che attiverà l’automazione (es. “Proposta inviata”).

Esempio:

Trigger → Quando un’opportunità entra nella fase “Proposta inviata” nella pipeline “Vendite Coaching”.

3. Aggiungi le azioni automatiche

Dopo aver impostato il trigger, aggiungi le azioni che vuoi far partire in automatico.
Alcuni esempi pratici:

• Invia email → “Ciao {{contact.first_name}}, ti confermo che abbiamo inviato la proposta. Ti ricontatteremo entro 48 ore.”
• Invia messaggio WhatsApp 2.0 → messaggio breve di follow-up.
• Aggiungi task al team → “Verificare risposta alla proposta entro 3 giorni.”
• Aggiorna tag del contatto → aggiungi “Proposta Inviata” o “Trattativa Aperta”.
• Crea nota o appuntamento automatico → “Call di chiusura prevista per il 30/06.”

Ogni azione può essere collegata al proprietario dell’opportunità o al team responsabile.

4. Imposta condizioni e tempi di attesa

Puoi aggiungere condizioni logiche o attese temporali per rendere l’automazione più precisa.
Esempi:

• “Attendi 2 giorni dopo l’invio della proposta → se non è stata aperta → invia promemoria.”
• “Se il contatto non risponde entro 5 giorni → aggiungi tag ‘Follow-up necessario’.”

Questo ti permette di creare sequenze automatizzate intelligenti che si adattano al comportamento reale del cliente.

5. Attiva il Flusso di Lavoro

Quando hai configurato tutto, clicca su Attiva Flusso di Lavoro.
Da questo momento, ogni volta che un’opportunità entrerà nella fase indicata, le azioni definite si eseguiranno automaticamente.

Esempi di automazioni efficaci

Suggerimenti pratici

• Crea un Flusso di Lavoro dedicato per ogni pipeline importante.
• Evita di attivare più automazioni sulla stessa fase per non sovrapporre messaggi.
• Inserisci ritardi (wait) tra le azioni per dare il giusto ritmo di comunicazione.
• Testa ogni Flusso di Lavoro con un contatto di prova prima di renderlo operativo.
  
   

Risorse correlate

• Come tracciare le fasi di vendita
• Cos’è una Pipeline e come usarla
• Creazione delle Pipeline
• Differenza tra Contatti e Opportunità da Contatti