Introduzione

Koachify Suite è progettata per semplificare la gestione di tutte le attività di marketing, comunicazione e automazione in un unico ambiente integrato.
Questa guida ti mostra i 7 step fondamentali per iniziare a utilizzare le funzioni base e rendere subito operativo il tuo account.
Seguendo questi passaggi potrai integrare i tuoi canali, centralizzare i contatti e automatizzare le prime attività per migliorare i flussi di follow-up e quindi la qualità della relazione con i tuoi potenziali clienti e clienti attivi.

L’Ultimo Step è Fondamentale per renderti possibile la gestione di molte cose tramite il Palmo della Tua Mano.

1. Integra i tuoi canali di comunicazione

Il primo passo consiste nel collegare i canali che utilizzi ogni giorno per comunicare con clienti e contatti, così da ricevere e gestire tutto in un’unica schermata.

Collegamento di Facebook e Instagram

Koachify Suite permette di connettere direttamente le tue pagine e i tuoi account business per ricevere messaggi e commenti in tempo reale.
Per farlo:

1. Vai su Impostazioni → Integrazioni → Facebook & Instagram.
2. Clicca su Connetti Account Meta.
3. Accedi con le tue credenziali Facebook.
4. Seleziona la pagina Facebook e l’account Instagram da collegare.

(nota bene: se hai un account pubblicitario meta attivo, in questi passaggi collega anche quello)

 

Da questo momento, tutte le conversazioni provenienti da Messenger e Direct Instagram verranno raccolte automaticamente nella sezione Conversazioni, dove potrai rispondere, assegnare tag e creare automazioni personalizzate.

2. Importa o aggiungi i tuoi contatti

Il secondo passo è popolare il tuo CRM.

Ogni contatto rappresenta il cuore della piattaforma, e puoi gestirlo con dati, cronologia, appuntamenti e automazioni personalizzate.

Opzioni disponibili:

• Importazione da file CSV: ideale se hai già una lista di contatti esportata da altri strumenti.
  
   
• Aggiunta manuale: clicca su Contatti → + Nuovo Contatto per creare una scheda individuale e inserire le informazioni a mano.
  
   
• Registrazione automatica: i nuovi contatti vengono aggiunti in automatico quando compilano un modulo, scrivono su un canale o effettuano un pagamento.
  
   

Consiglio: prima di importare una lista, assicurati che i dati siano puliti e aggiornati per evitare duplicati o errori di segmentazione.

3. Attiva WhatsApp 2.0

Se il tuo piano include WhatsApp 2.0, puoi integrarlo in modo diretto per gestire le chat e le automazioni WhatsApp all’interno di Koachify Suite.

Questo sistema si connette alla tua app WhatsApp Business per smartphone, permettendoti di centralizzare le conversazioni e di far collaborare il tuo team in modo coordinato.

Attivazione:

1. Nel menu principale, trova la voce WhatsApp 2.0.
   
    
2. Segui la procedura guidata per la connessione, inquadrando il QR Code con l’app WhatsApp Business sul tuo telefono (come faresti normalmente per collegare WhatsappWeb sul tuo PC).
   
    
3. Una volta completata la connessione, le chat si sincronizzeranno automaticamente nella sezione Conversazioni.
   
    

Da questo momento potrai:

• Gestire tutte le conversazioni WhatsApp da desktop o mobile (qualunque funzionalità/funzione in cui vedi SMS da quel momento in poi sarà sfruttata invece per inviare Whatsapp, a te ti sembra come se stessi inviando SMS ma in realtà stai inviando messaggi Whatsapp.
  
   
• Assegnare conversazioni ai membri del team.
  
   
• Integrare WhatsApp nei tuoi Flussi di Lavoro (automazioni).
  
   

Importante: per rispettare le normative e le preferenze dei contatti, utilizza sempre la funzione DND (Non disturbare) nelle automazioni.

 

In questo modo i contatti che chiedono di non ricevere più messaggi verranno automaticamente esclusi dalle comunicazioni fino a un nuovo consenso.

4. Crea il tuo primo modulo di contatto

I moduli sono strumenti fondamentali per raccogliere informazioni da potenziali clienti.
Puoi inserirli nel tuo sito web o nelle pagine di atterraggio per ricevere richieste, preventivi o iscrizioni.

Come creare un modulo:

1. Vai su Siti → Moduli.
   
    
2. Clicca su Crea nuovo modulo.
   
    
3. Aggiungi i campi desiderati (nome, email, telefono, messaggio, ecc.).
   
    
4. Personalizza il testo e il design del modulo (puoi usare anche template già pronti e solo da personalizzare)
   
    
5. Clicca su Salva per salvarlo.
   (nota bene: in alto a destra vedrai anche i pulsanti “Anteprima” e “Integra” - se clicchi su “Anteprima” potrai cosi vedere il funzionamento e fare un test di compilazione e inoltre prendere il link per condividere in modo diretto il modulo senza installarlo su nessuna pagina o sito, mentre se clicci “Integra” allora potrai prendere il codice per installare dove vuoi questo modulo su qualunque sito esterno da Koachify)
   
    

Ora Potrai:

• Incorporarlo in un sito web esistente (anche esterno da Koachify, per esempio fatto con altri sistemi).
  
   
• Condividerlo come link diretto.
  
   
• Collegarlo a un Flusso di Lavoro per automatizzare le risposte, aggiungere Tag/Etichette al contatto che lo ha compilato o assegnare attività al team.
  
   

5. Automatizza le prime interazioni

Koachify Suite dispone di un potente motore di automazioni, chiamate anche Flussi di Lavoro, che ti consente di risparmiare tempo e offrire un’esperienza professionale e coerente ai tuoi contatti.

Esempio pratico: Messaggio di benvenuto

Puoi creare un flusso automatico che invia un messaggio di risposta a chi ti contatta per la prima volta su un canale specifico (Facebook, Instagram o WhatsApp o a chi ha compilato un tuo Modulo di Contatto).

Procedura:

1. Vai su Automazioni → Flussi di Lavoro → Crea nuovo flusso.
   
    
2. Scegli il trigger (attivatore): Risposta del cliente / oppure “modulo compilato”.
   
    
3. Applica un filtro di canale per specificare da dove arriva il messaggio (es. Facebook Messenger, Instagram Direct o WhatsApp 2.0).
   
    
4. Aggiungi un’azione di risposta personalizzata per quel canale (es. “invia SMS” o “Invia Email” di ringraziamento).
   
    
5. Clicca sul pulsante per “Pubblicare il Flusso di Lavoro” e poi Salva.
   
    

In questo modo, ogni nuova conversazione riceverà automaticamente un messaggio di benvenuto, migliorando la velocità di risposta e la percezione del tuo servizio.

6. Monitora i risultati nella Dashboard

Infine, tieni sempre sotto controllo l’andamento delle tue attività tramite la Dashboard.

Qui puoi visualizzare:

• Il numero totale di contatti e conversazioni.
  
   
• Le fonti principali da cui arrivano i contatti.
  
   
• Gli appuntamenti e i tassi di conversione.
  
   
• I risultati delle automazioni e dei messaggi inviati.
  
   

Consiglio: personalizza la Dashboard/Cruscotto mostrando solo gli indicatori più rilevanti per la tua attività (ad esempio, nuovi contatti settimanali, messaggi ricevuti, pagamenti, appuntamenti confermati).

7. Scarica sul tuo smartphone l’applicazione 

Dal menu principale tra le ultime voci trovi la voce “App per dispositivi mobili” cliccando li ti si aprirà una pagina con i link da usare per scaricare la versione per IOS oppure la versione Android dell’App (al momento abbiamo un’Applicazione Beta che non ha lo stesso nome di Koachify ma che si chiama Lead Connector).

Una volta scaricata Lead Connector accedi ad essa con le stesse credenziali del tuo account Koachify e dall'App potrai gestire il 70% delle funzionalità più importanti e da monitorare più spesso.

Conclusione

Seguendo questi cinque step, avrai un sistema completamente operativo e pronto per gestire le tue comunicazioni, i tuoi clienti e le prime automazioni.

Con Koachify Suite puoi partire subito dalle basi, per poi evolvere verso funzioni più avanzate come funnel, pagamenti e reportistica automatica.

Ogni strumento è collegato agli altri per offrirti una gestione centralizzata, semplice e scalabile del tuo business digitale.